Cách thức tổ chức hội nghị khách hàng

1857

Tổ chức hội nghị khách hàng là cách xây dựng, quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến khách hàng. Là cơ hội để chia sẻ cũng như tạo dựng mối quan hệ giữa các cá nhân trong tổ chức với khách hàng. Khi tham gia hội nghị, khách hàng có cơ hội hiểu thêm về công ty, được giao lưu với các khách hàng ngoài tỉnh sẽ tạo sợi dây gắn kết giữa các khách hàng.

Nếu doanh nghiệp lồng ghép thêm chương trình du lịch khi tổ chức hội nghị sẽ giúp khách hàng có thời gian thư giản qua các điểm đến, từ đó nhân viên có cơ hội giao lưu với khách hàng làm cho mối quan hệ thân thiết hơn. Những hình ảnh đẹp về các bữa ăn, hoạt động giao lưu, trò chơi, game show …được lưu qua các thiết bị số để rồi chia sẻ lên mạng xã hội, là một điều tuyệt vời để tạo dựng mối quan hệ thân tình trong việc liên kết hợp tác.

Do công việc liên quan đến công tác truyền thông của công ty, khách hàng ở nhiều tỉnh thành trải dài từ miền Trung, Tây Nguyên đến miền Đông Nam Bộ. Qua nhiều lần tổ chức cũng rút ra được kinh nghiệm và viết thành các bước thực hiện, bạn tham khảo để hoàn thiện chương trình của đơn vị.

I. Công tác chuẩn bị. trước 3 tháng cho khoảng 140 khách đến từ các tỉnh.
– Làm việc với Lãnh đạo để lên kế hoạch tổ chức, thời gian, địa điểm, cách thức.
– Dự kiến số lượng khách hàng tham gia, kinh phí.
– Lựa chọn đối tác thực hiện tour
– Lên chi tiết các khâu chuẩn bị cho các tháng thành 01 bản kế hoạch hành động tổng thể luôn bám sát thực hiện.

II. Thực hiện
– Nếu tổ chức hội nghị khách hàng gắn kết với chương trình gia tăng sản lượng thì;
+ Xây dựng chương trình khuyến mại (có thể tích lũy điểm hay khoán trực tiếp bằng sản lượng …).
+ Gửi Thông báo đến Sở Thương mại các tỉnh để đăng ký chương trình (thời gian gửi trước 7 ngày).
– Sau khi nhận được xác nhận của các Sở thương mại cần;
+ Thông báo cho nhân viên, khách hàng nội dung chương trình Du lịch – Hội nghị.
+ Gửi thông báo chương trình khuyến mại đến khách hàng.

III. Triển khai
– Lựa chọn và ký hợp đồng với các đối tác nơi tổ chức tour như: ăn uống, vận chuyển khách, các điểm vui chơi, khách sạn.
– Lựa chọn đối tác làm quà lưu niệm : kỹ niệm chương hay vật tặng ý nghĩa
– Thiết kế thiệp mời (dùng giấy mời làm phiếu bốc thăm trúng thưởng)
– Lên phương án đưa đón khách hàng từ các tỉnh về.

– Chuẩn bị các vật phẩm khuyến mại khác như mũ, áo, sổ, bút…
– Thường xuyên theo dõi sản lượng của khách hàng để nhắc nhỡ nhằm gia tăng sản lượng bán.
– Chuẩn bị các tư liệu như: phim, slide …để trình chiếu.
– Kế hoạch quảng bá bằng các băng rôn, cờ phướn tại các điểm mà khách hàng tham quan (làm thủ tục xin cấp phép quảng cáo nếu treo tại các tuyến đường)

IV. Phân công nhiệm vụ
– Lập bảng phân công nhiệm vụ đến các phòng ban.
– Nếu khách hàng đến tham quan nhà máy cần;
+ Kết hợp với xưởng sản xuất để lên quy trình giới thiệu dây chuyền sản xuất
+ Kết hợp phòng tổ chức, công đoàn, các phòng ban khác … để phối hợp thực hiện.
– Lập bảng phân công nhiệm vụ cho các nhân viên kinh doanh ở các tỉnh.
– Phân công các bộ phận phục vụ cho Hội nghị như: ban lễ tân, ban phục vụ ăn uống hội nghị, văn nghệ, âm thanh, máy chiếu, vận chuyển dụng cụ, xe phục vụ hội nghị…

V. Tổ chức
– Chốt lại sản lượng để thông báo cho khách hàng đạt sản lượng Du lịch – Hội nghị.
– Kết hợp với nhân viên để đưa đón khách
– Lên sơ đồ phòng khách sạn, phân bổ khách nam, nữ hợp lý.
– Tổ chức theo tour
– Lên chương trình tổ chức Hội nghị bao gồm các nội dung:
+ Nội dung lời dẫn chương trình MC
+ Giới thiệu người phát biểu khai mạc hội nghị
+ Đại diện khách hàng phát biểu
+ Người thuyết trình (nếu có bài thuyết trình)
+ Khai tiệc: Lãnh đạo đơn vị cùng đại diện khách hàng
+ Tổ chức giao lưu: văn nghệ, thi tìm hiểu về đơn vị, game show, chương trình sổ xố, giao lưu phỏng vấn …
Lưu ý: Hội nghị là điểm nhấn trong chương trình tour nên bạn phải chuẩn bị kỹ, lường hết mọi tình huống để xử lý. Bạn càng tỷ mỉ thì mức độ kiểm soát càng cao.

VI. Thanh lý tour
– Triển khai thanh lý hợp đồng với đối tác
– Các phát sinh trong tour

VII. Các điểm lưu ý
– Do khách hàng thường xuyên thay đổi người đi nên cần thường xuyên liên hệ để biết được chính xác giới tính liên quan đến việc xếp phòng khách sạn.
– Lưu ý vấn đề trẻ con đi theo
– Việc tổ chức tour phát sinh rất nhiều chi phí ngoài nên cần làm việc trước với Lãnh đạo để có khoản xử lý hợp lý.
– Cần chú ý đến các bữa ăn của khách.
– Khách hàng đăng ký thêm xuất.
– Các khách lẻ không đi theo đoàn cần bố trí người trực ở khách sạn để đón tiếp.

Sau mỗi kỳ tổ chức hội nghị, khách hàng sẽ có những đánh giá về doanh nghiệp, nếu bạn tổ chức chuyên nghiệp khách hàng sẽ tin tưởng trong việc hợp tác và cơ hội để xoay chuyển các sản phẩm của đối thủ qua các nhãn hàng của công ty bạn là điều khá dễ dàng. Vì vậy hãy tập trung các nguồn lực trong công ty để việc tổ chức sẽ trở thành những kỹ niệm đẹp đối với mỗi khách hàng khi tham gia.

Hoàng Khang

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here